EBYS'de üç farklı numara kullanılmaktadır:

• Belge Takip no : Evrak türü - YIL ve AY - aylık sayı (örn: gelen evrak için 3201801-1)
• Süreç no : Sistemin işleyişi için kullanılan tekil bir numaradır. (örn: 5001)
• Sayı : Resmi yazışma usüllerine göre SDP (Standart Dosya Planı) bazlı verilen bir numaradır. (örn: 807.01 klasörüne kaydedilen bir evrak için 27566166-807.01-1)