EBYS’de Kurum Dışı yazı oluşturan ve Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile gönderim yapılmasını isteyen kullanıcılarımız; “Gönderilecek Yer Tanımlama” sekmesinde seçilen Kurumun/Tüzel Şahısın/Kişinin KEP adresinin sistemden otomatik olarak gelmesini beklemelidir.

Sistem tarafından bulunamayan KEP adresleri için öncelikle ebys-destek@metu.edu.tr adresine bilgi verilmelidir; konu ile ilgili ileti sahiplerine en kısa sürede dönüş yapılacaktır.

KEP adresi bulunmama/bulunamama durumu bilgisi ile dönüş yapılan kullanıcılarımız; “Gönderim Türü” sekmesinden "Posta, Kargo, Elden Teslim" seçeneklerinden uygun olanı seçerek evrakı oluşturmalıdır. Bu tür gönderim türü belirlenmiş evrakların imzalama işleminin tamamlanması sonrası; sistemden çıktı alınarak zarflanması, zarf üzerine gerekli bilgilerin yazılması ve Evrak Kayıt numarası verilmesi/Postalama işleminin yapılması için Evrak ve Arşiv Müdürlüğüne teslim edilmesi gerekmektedir.

ÖNEMLİ NOT: Üniversitemiz fiziksel (zarf, paket vb.) resmi posta gönderileri https://eam.metu.edu.tr/tr/system/files/posta_gonderim_kurallari.pdf adresinde belirtilen kurallar dikkate alınarak hazırlanmalı ve EBYS'de yer alan Fiziksel Posta Gönderim Formu doldurularak işlem yapılmalıdır.