Üniversitemizde yürürlükte bulunan Resmi Yazışma Kuralları Yönergesi gereği, sadece muhatabı olunmayan bir belge ulaştığında iade edilebilmekte (Madde 34); usullere uygun yazılmayan belgelere ise cevabi yazı oluşturulması gerekmektedir (Madde 37).

Birimlere, ilgili onaylardan ve imzalardan geçerek gelen fakat hata içerdiği tespit edilen bir yazı ulaştığı durumda, yukarıdaki kurallar gereği "İade Et" seçeneği EBYS'de görüntülenmemektedir. Hatalı yazılar "Cevap Oluştur" özelliği kullanılarak "Kurum içi Yazı Oluştur" bölümünden hazırlanacak cevap yazısı ile gönderici birime bildirilebilir ve gönderici birimin hataları düzelttiği yeni bir yazıyı baştan oluşturarak göndermesi gereği iletilir.

"Cevap Oluştur" seçeneğini kullanarak yönergenin belirttiği şekilde cevabi yazı yazmayı istemeyen birimlerimiz, hatalı yazıyı "Sevt Et" seçeneği ile gönderici birime tekrar havale etmeyi tercih edebilir. Bu işlemi yapmadan önce "Notlar" alanına, yazının gönderici birime tekrar havale edilme sebebi belirtilebilir. Bu şekilde gönderici birimlere geri havale edilen hatalı yazılar, gönderici birim tarafından baştan hazırlanarak tekrar muhatap birime gönderilmelidir.

EBYS ilgili sorular ebys-destek@metu.edu.tr adresine iletilebilir.